Biznes jest przywiązany do celów. Wyznacza cele roczne, kwartalne czy miesięczne. Problem z realizacją celów jest taki, że są to wyniki. Fakt wyznaczenia celu nie oznacza jego osiągnięcia. Wyznaczanie celów często wiąże się z uzyskiwaniem wzrostu efektywności w warunkach organizacyjnych, ale cele same w sobie nie prowadzą do wyników. Bierze się to z faktu, że cele są bodźcami poprzedzającymi dla zachowań prowadzących do wzmocnienia lub kary. Zatem to nie cele prowadzą do wyników, ale zachowania, których wykonywanie spotyka się ze wzmocnieniem. Jeśli podejmowanie działań sprzyja realizacji celów i prowadzi do wzmocnień pozytywnych, to pracownicy będą chętniej angażować się w zachowania związane z celami, aby uzyskać jeszcze więcej wzmocnień.
Cele i wyniki to nie zachowania
Zarządzający często mylą cele i wyniki z zachowaniami. Przełożeni oczekują, że pracownicy poprawią wskaźniki realizacji celów, mylnie koncentrując się na wskaźnikach a nie na zachowaniu, które do wyników prowadzi. Realizacja celu nie jest zachowaniem, ale wynikiem zachowania. Koncentracja na wyniku prowadzi do trudności w zakresie identyfikacji i radzeniu sobie z zachowaniami, które mają zostać zmienione, by doprowadzić do określonego wyniku. Tym samym zarządzający zamiast koncentrować się na celach powinni skupić swoją uwagę na tworzeniu systemów i rozwiązań sprzyjających wykazywaniu przez pracowników oczekiwanych od nich zachowań.
Dlaczego koncentracja na wyznaczaniu celów może prowadzić do kłopotów
Przywiązanie się zarządzających do celów niesie ze sobą następujące zagrożenia:
- Zarówno zwycięzcy jak i przegrani mają te same cele. Przyglądając się firmom, które osiągnęły sukces można wyciągnąć pochopny wniosek, że osiągnęły go dzięki ambitnym celom. A co z tymi, które sukcesu nie osiągnęły? Trudno spotkać firmę, która obiera sobie za cel bankructwo. Tak naprawdę wszystkie firmy dążą do sukcesu wyznaczając cele. Zatem to nie wyznaczanie celów jest kryterium różnicującym.
- Realizacja celu jest punktem w czasie. Osiągnięcie celu jest krótką chwilą, która o niczym nie świadczy. Nawet jeśli cel zostanie osiągnięty, to w cale nie oznacza, że problemy związane z funkcjonowaniem organizacji zostały wyeliminowane. Uzyskanie wysokiego wyniku kwartalnego wcale nie oznacza, że firma zeszła ze złej drogi prowadzącej do jej upadku. Tak naprawdę uzyskanie chwilowego dobrego a nawet wybitnego wyniku finansowego nie jest problemem a tzw. kreatywna księgowość potrafi wykazać dobrą pozycję firmy. W takim przypadku skupianie się na celach powoduje przejściowe rozwiązanie funkcjonujących w firmie problemów. Trwałe rozwiązania w takim przypadku powinny być przeprowadzone na poziomie systemów. Odpowiednie zorganizowanie zależności będzie prowadzić do oczekiwanych rezultatów.
- Realizacja celu może prowadzić do obniżenia nastroju. Nadmierna koncentracja na celach rozumianych jako dążenie do osiągnięcia określonych rezultatów może prowadzić do negatywnych skutków emocjonalnych. Robienie rzeczy jedna po drugiej, bez wyznaczonego kierunku i nadania im głębszego sensu prowadzi do wypalenia zawodowego czy stanów depresyjnych. Jeśli dla kogoś uzyskanie określonego wyniku jest celem samym w sobie lub prowadzi on do jeszcze innych celów, to jego osiągnięcie może oznaczać poważny kryzys. Krótkoterminowo realizacja celu prowadzi do zadowolenia, ale jeśli czyjeś funkcjonowanie opiera się na ciągłym realizowaniu kolejnego celu to powinien przygotować się na problemy emocjonalne związane z obniżonym nastrojem i doświadczaniem braku poczucia satysfakcji z życia. Jeśli ktoś warunkuje bycie szczęśliwym od realizacji celu, zwłaszcza tego odległego związanego z przyszłym ja, to stwarza dla siebie bardzo ryzykowne warunki funkcjonowania, grożące trwale obniżonym nastrojem. Alternatywą dla tego podejścia jest koncentracja na tu i teraz oraz obecnie podejmowanych działaniach w ramach stworzonych rozwiązań, które pozwalają na czerpanie satysfakcji z codzienności. Systemy zapewniające radość teraz są lepsze niż takie, które obiecują niepewną nagrodę w przyszłości.
- Cele powinny być elementem drogi a nie drogą. Przywiązanie do celów jest sprzeczne z długofalowym rozwojem opartym na podążaniu w wyznaczonym kierunku. Jeśli całkowity wysiłek miałby zostać włożony w dążenie do konkretnego celu, to co będzie motywować do działania po jego osiągnięciu? Kolejny cel? Nadmierne przywiązanie do celów sprawia, że po jego osiągnięciu ludzie mają skłonność, by powracać do starych nawyków postępowania a tym samym, by angażować się w zachowania, które mogą być sprzeczne z długoterminowymi dążeniami. Cele wiążą się z określaniem wyraźnych ram związanych z początkiem i końcem. Budowanie systemu to proces, w którym nie chodzi o pojedynczy sukces, ale o nieustanne udoskonalanie podejmowanych działań i ciągły rozwój. To właśnie drobne udoskonalenia systemu oraz ogólny system postępowania prowadzą do znaczących i stabilnych rezultatów.
Odrzuć wyznaczanie celów i skup się na systemach
Podejście związane z koncentracją na systemach przywiązuje szczególną wagę do organizowania sprzyjających pożądanym zachowaniom warunków środowiskowych. Dzięki temu założeniu, przełożeni nie muszą koncentrować się bezpośrednio na każdym zachowaniu każdego pracownika i pilnować tego, jak on pracuje. Wystarczy, jeśli zostaną stworzone warunki pracy kładące nacisk na strategie proaktywne, wzmacniające środowisko pracy, czy uwzględniające podstawowe zjawiska związane z zachowaniem takie jak dyskontowanie czy rozkłady wzmacniania. Podejście koncentrujące się na wykorzystaniu praw zachowania w tworzeniu struktur organizacyjnych i zarządzania określane jest nazwą Analiza Systemów Behawioralnych.
Podsumowując: zadaniem zarządzających powinno być zbudowanie takiego ekosystemu, w którym wzmacniane są zachowania zwiększające szanse powodzenia w zakresie realizacji celów. Wyznaczanie celów koncentruje się na efektach, które się chce osiągnąć. Tworzenie systemów koncentruje się na procesach, które do tych efektów prowadzą. Skupianie się na celach to obserwowanie wskaźnika postępu jego realizacji. Skupianie się na systemach to organizacja i usprawnianie rozwiązań, które do tych celów prowadzą.
Cele same w sobie są korzystnym rozwiązaniem. Problem powstaje wtedy, jeśli funkcjonowanie przedsiębiorstwa jest im podporządkowane zamiast koncentracji na działaniach, które do tych celów prowadzą. Jeśli firma nie osiąga celów, to najprawdopodobniej przegrywa na poziomie systemów ich osiągania. Problemem jest system, który nie prowadzi do osiągania wyników.