Kształtowanie przyjaznego środowiska pracy należy do jednych z najskuteczniejszych interwencji wpływających na wzrost efektywności podejmowanych działań. Otoczenie i warunki pracy stanowią znaczące czynniki generujące właściwe zachowania. Jak zatem kształtować przyjazne środowisko pracy i na jakich opierać się założeniach?
Moda i kształtowanie przyjaznego środowiska pracy
Stosowanie modnych rozwiązań w odniesieniu do zarządzania może wiązać się z podejmowaniem wyjątkowo niebezpiecznych praktyk, które nie tylko nie prowadzą do oczekiwanych rezultatów, a wręcz mogą być przyczyną niepowodzeń w zakresie osiąganych przez firmę wyników. Moda w zarządzaniu jest wyjątkowo niebezpieczna. Popularność modelu niczego nie gwarantuje a silne przekonania i opinie w odniesieniu do zarządzania, które są oparte na nienaukowych obserwacjach może być wyjątkowo szkodliwe.
Incydentalne doświadczenie w kształtowaniu przyjaznego środowiska pracy
Eksperci od zarządzania często zarzucają menadżerów praktycznymi radami, które pozornie są logiczne i mają sens, ale bez ich empirycznego przetestowania mają one wątpliwą wartość dla wzrostu efektywności zarządzania. Innowacje nie są niczym złym, ale innowacje bez potwierdzonych danych czy zarządzanie oparte na przekonaniach jest wyjątkowo kosztowym podejściem do prowadzenia firmy. Wielu menadżerów odwołuję się do własnego stylu jako właściwego sposobu na zarządzanie opierając się w dużej mierze na własnym doświadczeniu i uznając, że ich dotychczasowe postępowanie było właściwe. Co ciekawe w dobie silnej konkurencji i trudności w zakresie utrzymania się na rynku firmy tolerują te wysoce subiektywne podejścia do zarządzania traktując je jak naukowe fakty.
Kształtowanie przyjaznego środowiska pracy z wykorzystaniem praw zachowania
Alternatywą dla powyższych rozwiązań jest stosowanie się do zasad wyprowadzonych z praw zachowania. Efektywne zarządzanie ludźmi to tak naprawdę efektywne zarządzanie zachowaniami. Stosowanie rozwiązań opartych na wiedzy naukowej to korzystanie z rozwiązań, które wynikają z systematycznych i replikowanych badań a nie subiektywnego, indywidualnego doświadczenia, wobec którego nie jest wymagany żaden szczególny wysiłek związany z weryfikowaniem efektywności zdobytej w ten sposób wiedzy.
Kształtowanie przyjaznego środowiska pracy oparte na prawach zachowania to stosowanie technik opartych na dowodach naukowych i badaniach, które jednoznacznie wskazują, że działają. Jest wiele reguł związanych z zarządzaniem, które wywodzą się z uniwersalnych praw rządzących ludzkim zachowaniem. Poniżej zostaną omówione cztery, które mają wyjątkowe znaczenie w zakresie kształtowania przyjaznego środowiska pracy.
Reguła 1. Zachowanie jest efektem adaptowania się do środowiska
Zmiany w środowisku wywierają duży wpływ na zachowanie, dlatego kluczową umiejętnością zarządzających jest tworzenie środowiska promującego i wzmacniającego pożądane zachowania. Większość działań podejmowanych w odniesieniu do zachowań ma charakter reaktywny. Oznacza to, że dopóki nie ma potrzeby, nie są podejmowane określone działania. Jeśli nie ma większych zastrzeżeń do tego, jak pracownicy pracują, przełożeni są względnie zadowoleni. Reakcja z ich strony pojawia się dopiero, kiedy pojawiają się niepożądane zachowania lub pożądane mają miejsce w niewystarczającej ilości. Wtedy dopiero reagują udzielając reprymendy, dyscyplinują czy wyrażają swoje niezadowolenie. Tak naprawdę najważniejszym działaniem jakie powinni podjąć to dokonać interwencji ukierunkowanej na zmianę warunków środowiskowych, aby uczyć je bardziej proaktywnym. W myśl psychologii behawioralnej zachowanie jest funkcją konsekwencji, które występują w środowisku. Jeśli pracownicy wykazują niewłaściwe zachowanie, to prawdopodobnie są za to nagradzani (najczęściej w sposób nieintencjonalny) przez środowiskowe konsekwencje. W tym przypadku kształtowanie przyjaznego środowiska pracy polega na:
- stwarzaniu warunków, w których pożądane zachowanie jest modelowane;
- wyrażaniu jasnych i możliwych do spełnienia oczekiwań oraz wyznaczaniu adekwatnych do możliwości pracowników celów,
- stosowanie systematycznego monitorowania pożądanych zachowań w celu ich wzmocnienia,
- wbudowywanie naturalnych w obowiązujące w firmie systemy,
- podnoszenie ogólnego poziomu wzmacniania pozytywnego poprzez nasycenie środowiska pracy łatwymi do pozyskania wzmocnieniami za pożądane zachowania.
Reguła 2: Zachowanie jest funkcją konsekwencji
Konsekwencje to takie zmiany w środowisku pracy, które następują po zachowaniu. To od tego jakie będą konsekwencje danego zachowania zależy, czy dane zachowanie będzie występowało rzadziej lub częściej. Jeśli po pożądanym zachowaniu pracownika czeka kara, np. stosowanie się do przepisów BHP spowalnia tempo pracy co może prowadzić do tego, że przełożeni będą niezadowoleni z uzyskanych wyników produkcji udzielając pracownikowi reprymendy, to taka konsekwencja będzie prowadzić w przyszłości do pomijania przepisów BHP. Z kolei, jeśli pracownik otrzyma słowa uznania, za wykonywaną pracę, to wzrasta prawdopodobieństwo, że w przyszłości utrzyma jakość wykonywanej przez siebie pracy. Zasadniczy wniosek jaki wynika z tej reguły brzmi: przełożeni powinni stworzyć takie środowisko pracy w którym kształtowane są pożądane zachowania co automatycznie wpływa na kształtowanie przyjaznego środowiska pracy.
Reguła 3: Zachowanie jest kształtowane w większym stopniu przez wzmocnienia niż kary
Psychologia behawioralna jednoznacznie wskazuje, iż najbardziej skutecznym sposobem ograniczania zachowań niepożądanych jest wzmacnianie zachowań pożądanych. Mimo tych oczywistych danych przełożeni mają skłonność do przejmowania kontroli nad zachowaniem stosując nieprzyjemne czy wręcz awersyjne techniki zarządzania. Dążą do tego, aby pracownicy pracowali w określony sposób poprzez straszenie (np. brak premii) czy nagany. Takie postępowanie nie jest zalecane, gdyż techniki awersyjne działają na krótką metę. Pracownicy pod obecność przełożonego modą właściwie pracować, ale kiedy on już zniknie z ich pola widzenia, to wracają do starych nawyków.
Reguła 4: Przeszłe zachowania pozwalają na przewidywanie przyszłych zachowań
Brak znaczącej zmiany w środowisku pracy nie doprowadzi do zmiany w zachowaniu pracowników. Oczekiwanie, że pracownicy będą zachowywać wbrew temu, do czego ich skłaniają obowiązujące rozwiązania jest nieracjonalne. Co więcej, jeśli dotychczas nie wykazywali pożądanych zachowań w stopniu od nich oczekiwanym, jest mało prawdopodobne, że nastąpi to w sposób spontaniczny. Jest też mało prawdopodobne, że chwilowa poprawa zostanie utrzymana bez zmian w tym jak funkcjonuje przedsiębiorstwo. Tylko planowana i wdrożona przez przełożonych zmiana może przyczynić się do kształtowania przyjaznego środowiska pracy.