Prokrastynacja w biznesie może prowadzić do wielu negatywnych skutków w postaci trudności z wywiązaniem się z podjętych zobowiązań, pracy w napięciu i stresie. Prokrastynacja definiowana jest jako nawykowe odkładanie obowiązków na później. Osoby, które często odkładają sprawy na potem, nazywane są prokrastynatorami. Charakteryzują się tym, że często czekają do ostatniej chwili z realizacją swoich zadań w efekcie wykonując je niedokładanie i na szybko. Osoby takie mogą mieć dużo planów, ale niewiele z nich realizują, gdyż nawet nie przystępują do działania. Dlaczego zatem tak wiele osób odkłada sprawy na później sabotując samego siebie?
Prokrastynacja w biznesie – przyczyny
Za przyczyny prokrastynacji obwiniane jest lenistwo, zła organizacja czasu pracy czy np. głębsze problemy psychologiczne wynikające ze złych relacji z rodzicami a prokrastynacja przybiera formę zachowań pasywno – agresywnych mających funkcję buntu przeciw autorytarnym, ceniącym posłuszeństwo i nadmiernie wymagających rodziców. Sama próba wyjaśnienia zjawiska odkładania na później stwierdzeniem, że jest to efekt prokrastynacji prowadzi do pułapki pojęciowej i błędnego koła wyjaśnień opartych na etykietowaniu, które wygląda w następujący sposób: dana osoba odkłada sprawy na później, bo jest prokrastynatorem, a jest prokrastynatorem, bo odkłada sprawy na późnej. Użycie etykiety jako wyjaśnienia przyczyny pojawiania się danego zachowania, do którego ta etykieta się odnosi, nic nie wnosi a nawet pogarsza możliwości zmiany danego zachowania.
Te i wiele innych interpretacji powodów występowania prokrastynacji, jakkolwiek ciekawych i pokazujących złożoność ludzkiej psychiki, jest po pierwsze trudne do udowodnienia i mocno niepraktyczne w zakresie pracy nad zmianą nawyku odkładania spraw na potem.
Prokrastynacja w biznesie – behawioralna interpretacja zjawiska prokrastynacji
W myśl psychologii behawioralnej wykazywane przez ludzi zachowania funkcjonują, gdyż są utrzymywane przez wzmocnienia. Odkładanie spraw na potem jest uwarunkowanym zachowaniem wzmacnianym przez mechanizm ucieczki przed awersyjną aktywnością lub związane jest z funkcją uwagi czy zyskiwania dodatkowych korzyści związanych z zaangażowaniem innych osób sprawy danej osoby. Bezpośrednią korzyścią wynikającą z prokrastynacji jest możliwość unikania angażowania się w aktywność, która oceniana jest jako nudna, trudna, nie atrakcyjna, nużąca czy mająca jakikolwiek charakter, który nie jest pożądany przez daną osobę i jest aktywnością o niskim prawdopodobieństwie angażowania się w niego. Odkładanie na później może wiązać się z wkładaniem mniejszego wysiłku w wykonanie zadania dzięki wsparciu ze strony innych. W przypadku, kiedy odwlekanie skutkuje wykonaniem danego zadania przez kogoś innego lub brakiem wyraźnych negatywnych konsekwencji związanych z nie wykonaniem zadania, zachowanie w postaci odkładania spraw na potem zostaje wzmocnione.
Prokrastynacja może mieć również funkcję uwagi. Osoba, odkładająca sprawy na potem może liczyć na pomoc i wsparcie w momencie zbliżania się ostatecznego terminu zyskując dzięki temu uwagę i bliskość ze strony osób, które są dla niej ważne.
Podsumowując, jeśli dana osoba nie miałaby korzyści z odkładania spraw na potem zachowanie to nie byłoby wykazywane.
Prokrastynacja w biznesie – jak sobie z nią radzić?
Aby skutecznie zamienić nawyk prokrastynacji można zastosować się do poniższej propozycji postępowania polegającej na identyfikacji funkcji poszczególnych zachowań związanych z szeroko rozumianą prokrastynacją a następnie wdrożyć określony program interwencyjny minimalizujący lub eliminujący zachowania związane z tym zjawiskiem.
Ocena funkcjonalna
W związku z tym, że zachowania są warunkowane przez ich konsekwencje, należy po pierwsze przeprowadzić ocenę funkcjonalną problematycznego zachowania. W przypadku prokrastynacji należy ocenić, jakie pozytywne skutki niesie ona dla danej osoby, co dzięki niej zyskuje oraz jaką funkcję ona przyjmuje. Ocena powinna udzielić również informacji jakie zadania są unikane, w jakich okolicznościach ma ona miejsce, czy związana jest jakimiś określonymi osobami lub przekonaniami dotyczącymi podejmowanych zadań.
Manipulowanie okolicznościami
W przypadku, jeśli prokrastynacja wynika np. nieciekawych zadań, trudnych zadań, narzędzi pracy, warunków pracy, osób z którymi wykonywana praca należy zadbać, by wyeliminować związane z nimi przeszkody poprzez:
- zwiększenie atrakcyjności wykonywanej pracy lub zmiana zakresów obowiązków na bardziej zgodne z posiadanymi zainteresowaniami,
- nabycie dodatkowych umiejętności / kompetencji pozwalających na lepsze radzenie sobie z wykonywaną pracą,
- wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia, które ułatwią wykonywaną pracę,
- uatrakcyjnienie miejsca pracy lub usunięcie z miejsca pracy czynników wpływających na jego brak atrakcyjności,
- zadbanie o to, by wykonywać pracę z osobami, z którymi lubi się pracować.
Zmiana przekonań w odniesieniu do wykonywanych zadań
Wiele osób reaguje nie tyle na same zadania jak na własne wyobrażenie na ich temat, własne możliwości ich realizacji czy sposobu ich wykonania. Do typowych przekonań wpływających na wzrost awersyjności zadań i wspierających odkładanie spraw na później należą:
- To jest zbyt trudne.
- Muszę to zrobić perfekcyjnie.
- Nie jestem w stanie tego wykonać.
- Tego się nie da zrobić.
- Jeśli tego nie zrobię dobrze, to jestem nieudacznikiem.
- Żeby coś dobrze robić, to muszę to lubić.
- To niesprawiedliwe, że ja się muszę tym zajmować.
W przypadku przekonań przydatną umiejętnością jest identyfikacja destrukcyjnych, demotywujących przekonań oraz zbudowanie w ich miejsce zdrowych nawyków.
Manipulowanie konsekwencjami
Jeśli wykonywane obowiązki nie są atrakcyjne, można podjąć działania, które to zmienią poprzez zwiększenie ich atrakcyjności poprzez:
- Przyznawanie sobie nagrody za wykonanie zadania,
- Zwiększenie atrakcyjności warunków w jakich wykonywana jest czynność,
- Uzależnienie otrzymywania jakiejś formy przyjemności wyłącznie od wykonywania danego zadania lub jego wykonania.
Wzrost umiejętności samozarządzania
Samozarządzanie polega na umiejętności stosowania metod behawioralnych i poznawczych w celu zmiany własnego zachowania. Kluczowe w tym podejściu jest umiejętność wyznaczania i realizowania celów należących do czterech rodzajów kategorii:
- wzrost skuteczności i wydajności w życiu codziennym i zawodowym,
- zmiana niepożądanych nawyków,
- rozwijanie pożądanych zachowań,
- opanowanie trudnych umiejętności.
Do przykładowych interwencji przydatnych w procedurze samozarządzania należą:
- tworzenie zobowiązania poprzez kontrakt behawioralny,
- manipulowanie operacjami motywującymi,
- stosowanie podpowiedzi,
- rekonstrukcja łańcuchów zachowań,
- wprowadzanie zmian środowiskowych,
- ograniczanie niepożądanego zachowania do mniejszej liczby bodźców poprzedzających,
- stosowanie instrukcji,
- skupianie się na korzyściach związanych z realizacją zadania,
- odwracanie uwagi od czynników prowadzących do niepożądanych zachowań,
- restrukturyzacja znaczenia bodźców poprzedzających,
- udzielanie sobie wzmocnień za realizację zadań,
- udzielanie sobie kar, za niewykonanie zadań.
Poprawa planowania i aranżowanie naturalnych wzmacniających konsekwencji
W celu ograniczenia odkładania spraw na później można podjąć następujące działania:
- Podzielenie zadania na mniejsze czynności a po ich wykonaniu przyznanie sobie jakiej formy nagrody.
- Ułożenie zadań wg hierarchii nieprzyjemności i rozpoczęcie od najbardziej nieprzyjemnego. Każde następne zadanie będzie wzmocnieniem dla poprzedniego i każda następne będzie coraz przyjemniejszą aktywnością.
- Wyznaczanie celów związanych z nie z koncentracją nie na wyniku, ale na zadaniach / aktywnościach do niego prowadzących.
- Wizualizacja pracy. Tworzenie grafików i list kontrolnych powinno wskazywać na postęp w wykonywanej pracy. Dodatkowe wzbogacenie wizualizacji o wykresy prezentujące skumulowane wartości powinno pełnić silnie motywującą rolę.
- Wyznaczanie celów i czasu przystąpienia do jego realizacji wraz z określeniem czasu, jaki zostanie przeznaczony na jego realizację.
Podsumowanie
Prokrastynacja w biznesie nie jest czymś czego nie można zmienić. Jest to po prostu grupa zachowań, które jak każde inne są nawykowymi, wyuczonymi zachowaniami podlegającymi prawom zachowania a tym samym przy odpowiednim zaangażowaniu możliwym do zmiany.