Menadżerowie wydają polecenia, ale pracownicy nie zawsze robią to co im się nakazuje. Pomimo tego, że przełożeni wiedzą, że ich podwładni nie zawsze robią to, co zostało im powiedziane wychodzą z założenia, że problem ten tkwi po stronie pracowników. Próbują radzić sobie z tym problemem wyszukując coraz lepszych sposobów na powiedzeniem im co i jak mają robić. Nieformalne badania nad stylem zarządzania wskazują, iż menedżerowie około 85% swojego czasu przeznaczają na mówienie pracownikom co mają robić. Skuteczne wydawanie poleceń polega na podejmowaniu działań zanim pojawi się pożądane zachowanie oraz reagowaniu po tym jak dane zachowanie wystąpi. Działanie podejmowane przed wystąpieniem zachowania określane jest jako bodziec poprzedzający zaś to, co ma miejsce po zachowaniu nazywa się konsekwencja. Bodźce poprzedzające stwarzają okazję dla danego zachowania, ale to konsekwencja wpływa na prawdopodobieństwo tego, czy dane zachowanie pojawi się ponownie. Skuteczny bodziec poprzedzający jest niezbędny by zainicjować zachowanie, ale nie jest wystarczający, by utrzymać kontrolę poleceniową polegającą na wykonywaniu poleceń. O tym decydują konsekwencje mające miejsce po wykonaniu lub nie polecenia.
Jak nie wydawać poleceń
Polecenia często nie są wykonywane z tego powodu, iż są źle wydawane. Źle wydane polecenie uczą, że przełożonego nie należy traktować poważnie. Proces uczenia niestosowania się do poleceń składa się z następujących elementów:
- Przełożony wydając polecenie nie sprawdza jego wykonania i nie udziela pracownikowi informacji zwrotnej. Tym samym pracownik uczy się, że nie ważne czy i jak wykona polecenie, bo nie ma z tego wyraźnych konsekwencji.
- Wydawanie kilku lub kilkunastu poleceń równocześnie. Pracownik często nie jest w stanie skupić się na realizacji wszystkich poleceń, a tym samym nie jest w stanie ich wykonać. Przełożony tworzy szum informacyjny skutecznie sabotując wydawane przez siebie polecenie.
- Wydawanie polecenia będąc w większej odległości fizycznej od pracownika. Wydawane w ten sposób polecenia są zazwyczaj całkowicie ignorowane z tego powodu, iż nie są traktowane personalnie lub po prostu uwaga pracownika jest skupiona na czymś innym, dlatego realnie nie słyszy polecenia.
Skuteczne wydawanie poleceń – procedura zwiększająca prawdopodobieństwo wykonania polecenia
W celu zwiększenia efektywności wydawanego polecenia można zastosować się do poniższej procedury:
- Staraj się wydawać tylko jedno polecenie na raz.
- Wydawaj jedynie te polecenia, które jesteś w stanie wyegzekwować.
- Nawiąż bezpośrednią interakcję z pracownikiem. Bliskość kontaktu zwiększa prawdopodobieństwo wykonania polecenia.
- Zdobądź uwagę pracownika. Upewnij się, że pracownik słyszy twoje polecenie. Osoby zaangażowane w wykonywanie swoich zadań mogą po prostu nie słyszeć wypowiedzianego polecenia lub nie odebrać/zobaczyć wysłanej do nich wiadomości. W tym celu niezbędne jest zdobycie uwagi pracownika, zanim zostanie wydane mu polecenie. Jeśli polecenie ma formę pisemną, np. mail, upewnij się, że zostało ono odczytane.
- Sformułuj proste polecenie. Polecenie powinno być jak najbardziej precyzyjne. Powinno być wypowiedziane stanowczo, spokojnym i przyjemnym głosem. Polecenie nie powinno mieć formy przeczenia czy mówienia o tym czego nie wolno. Powinno zawierać instrukcję co pracownik ma zrobić.
- Upewnij się, że pracownik usłyszał i zrozumiał polecenie.
- Dopilnuj wykonania polecenia. Jest to niezbędne, aby udzielić wzmocnienie, za wykonanie polecenia lub zareagować w przypadku braku zastosowania się do niego. Samo wydanie polecenia nie jest wystarczające, by utrzymać jego skuteczność. Większość pracowników całkowicie ignoruje polecenia, których nikt nie egzekwuje.