System punktowy w zarządzaniu

System punktowy w zarządzaniu to sposób wyrażenia różnych aspektów wydajności pracy zgodnie z ich wartością (priorytetem) dla organizacji w danym czasie. System punktowy pokazuje mocne i słabe strony wykonywanej pracy stanowiąc jednocześnie miarę jej wydajności.

Behawioralne wskazania sugerujące wdrożenie systemu punktowego

• Pracownicy wykonują swoje obowiązki, aby uniknąć negatywnych konsekwencji braku zaangażowania w pracę czy wykonywania swoich obowiązków w sposób nieodpowiedni. Sygnał, który na to wskazuje ma miejsce wtedy, gdy praca jest wykonywana lepiej podczas obecności przełożonego niż w momencie, kiedy go nie ma.
• Miesięczne wynagrodzenie jest zbyt odległe w czasie, aby mogło przejąć kontrolę nad zachowaniem. Pieniądze nie motywują w danym dniu, tylko coś innego, np. zachowanie i ocena innych pracowników, własne przekonania i myślenie o danej pracy. System punktowy jest w tym przypadku rozwiązaniem polegającym na ustanowieniu zależności pomiędzy zachowaniem (należycie wykonywaną pracą) a wzmocnieniem (wynagrodzeniem).

Kiedy stosować system punktowy w zarządzaniu?

Systemy punktowe są szczególnie cenne w trzech sytuacjach:

• Kiedy ocena efektywności dotyczy dwóch lub więcej różnych miar efektywności (np. produktywność, jakość, koszty, frekwencja, realizacja planów, bezpieczeństwo).

Przykład macierzy w systemie punktowym do oceny różnych miar efektywności

Miara efektywności	Tydzień
	1	2	3	4
produktywność	+	–	+	–
jakość	–	+	+	+
koszty	+	+	–	–
realizacja planów	+	+	+	+
bezpieczeństwo	–	–	+	+

+ realizacja wyznaczonego poziomu oczekiwań

– brak spełnienia wyznaczonego poziomu oczekiwań

 

• Gdy zbierane są różne wartości w ramach jednej kategorii (wydajność pracownika w ciągu 4 tygodni może uzyskiwać różne wartości w różnych tygodniach 100%, 85%, 92%, 97%). Pracownik może uznać, że wykonuje dobrze swoją pracę, bo miał tylko jeden słabszy tydzień. Przełożony z kolei może uznać, że wynik poniżej 95% jest niezadowalający. System punktowy w takim przypadku pozwala na stworzenie odpowiednich przedziałów i przypisaniem im określonych wartości.

 

Efektywność	Punkty
Poniżej 90	6
90 -94	7
95 – 96	8
97 – 98	9
99 – 100	10

 

• W sytuacjach, kiedy cele często się zmieniają. System punktowy może zmieniać się wraz ze zmianą warunków w jakich funkcjonuje organizacja oraz wraz ze zmianą celów i priorytetów zachowując swoją ciągłość, bez względu na to, jak często są zmieniane cele.

Zasady wdrażania systemu punktowego

Efektywne wdrożenie systemu punktowego powinno spełniać następujące warunki

1. System punktowy powinien być skoncentrowany na tym, co pracownicy robią dobrze i czego się od nich oczekuje a nie na tym co robią źle. Lepiej jest nagradzać to co pracownicy robią dobrze niż karać za to, co robią źle.
2. Konsekwencją wdrożenia systemu punktowego powinno być uzyskanie pozytywnego wzmocnienia (nagrody) za realizację wyników a nie kary za brak oczekiwanych rezultatów.
3. System powinien być zaprojektowany tak, aby wzmacniał lepsze wykonywanie pracy i prowadził do realizacji celów. Pracownicy powinni zdobywać punkty za pożądane zachowanie, nawet jeśli ich działania są małymi krokami we właściwym kierunku.
4. System powinien być skonstruowany tak, aby wszystkie parametry prowadziły do uzyskania jednego ogólnego wskaźnika wydajności.
5. Jeśli dany element oceny pracy nie może podlegać zliczaniu należy wykorzystać ocenę w oparciu skalę BARS (Behawioralna Skala Oceny).
6. System oceny powinien być oparty o łatwe w przeprowadzeniu obliczenia. Należy unikać ułamków. Dobrze, jeśli zdobyte punktu sumują się do łącznej wartości 100.
7. System powinien być elastyczny, tym samy należy zmieniać wartości punktów i wagę poszczególnych parametrów, gdy zmieniając się warunki, priorytety i cele tak, aby system odzwierciedlał te zmiany. Jeśli warunki zmieniają się w środku tygodnia nie należy zmieniać systemu w środku danego okresu. Lepiej jest zaczekać do końca okresu, aby wprowadzić zmiany w systemie.
8. System punktowy powinien być rozliczany co tydzień lub co miesiąc.